Etkin sunum yapma becerisi ve etkin sunum taktiği iş hayatınızda en fazla gerekli olacak yetkinliklerden birisi. Özellikle elektrik elektronik sektöründe satış pazarlama alanında çalışıyorsanız uygulayacağınız küçük taktikler sizi müşterilerinizin gözünde ayrı bir yere konumlandırıp daha fazla sipariş almanızı sağlayabilir. Sadece satış pazarlama bölümünde değil hangi bölümde çalışıyorsanız çalışın iş hayatında günün birinde iş arkadaşlarınıza, yöneticilerinize, müşterilerinize sunum yapmanız gerekecek. Tüm gözlerin sizin üzerinde olduğu bu ortamdan başarıyla ayrılmak özgüveninizi yükselteceği gibi uzmanlığınızı herkese göstermenize de imkan sağlayacaktır.
Elektrik ürünleri pazarında gün içerisinde onlarca işle uğraşıyorsunuz. Bu işleri yapmak tabii ki önemli ama günü geldiğinde bunları etkin bir şekilde sunmanız ve raporlamanız da gerekebilir. Aylar, yıllar sonra dinleyicinin aklında ne anlattığınızdan daha çok, nasıl anlattığınız kalacak. Kafalarında siz ve firmanız hakkında bir imaj oluşacak.
Aşağıda etkin sunum yapabilmeniz için dikkat etmeniz ve üzerinde durmanız gereken noktaları sıralamaya çalıştık.
İyi Bir Hazırlık, Bol Tekrar
Alanında uzman olduğunuz bir konu bile olsa, sunuma iyi hazırlanmalısınız. Sahne sanatlarıyla uğraşanlar bile her defasında aynı gösteriyi yapmalarına rağmen bol tekrarlı provalar yaparlar. Her prova onların esas sahnede rahat etmelerini sağlayan bir yardımcıdır. Prova yaptıkça beyin neyi nerede yapacağı konusunda otomatikleşir. Sunumda da bu durum böyledir. Eğer prova yapmazsanız alanında uzman olduğunuz bir konuyu bile düzgün aktaramayabilirsiniz. İyi hazırlanılmış bir sunumda ses tonu ve duruş daha rahat ayarlanır, bir sonraki slaytta ne olduğuna göre konuşma şekillenir, sunum sırasındaki eee.. aaa.. şeklinde ağızdan çıkacak sözler minimuma indirilir. İyi hazırlıktan kasıt sunumu komple ezberlemek değildir. O zaman da robotik bir görüntü ortaya çıkar ve dinleyici sunumun ezberlendiğini anlar ve hatta sizi çok heyecanlı ve stresli bulabilir. Ben bu işi her zaman her yerde yaparım ve yapıyorum havası verilmelidir. Sunum hazırlıkları sırasında kendinizi ses ve video kaydına almanız ve sonrasında dinleyip izlemeniz hatalarınızı onarmanızda yardımcı olabilir. Eğer abartılı bulmazsanız ve imkanınız da varsa sahne sanatçılarının yaptığı gibi ayna karşısında da prova yapıp sunumunuzu mükemmelleştirebilirsiniz.
Sunumun Amacı Ne? Dinleyici Kim?
Sunumu kime yapıyorsanız sunumu ona kitleye göre şekillendirmek oldukça önemli. Dinleyiciler iş arkadaşlarınız mı? Patronunuz mu? Ürününüzü tanıyan müşterileriniz mi? Yoksa ilk defa kullanma potansiyeli olan müşterileriniz mi? Bunları iyi tespit edip sunumu ona göre yapmalısınız. Örneğin potansiyel müşterilerinize sunum yaparken sunduğunuz ürün ve hizmetin daha çok faydalarına değinmek dikkatlerini daha fazla çekecektir. Müşteriler kendilerine fayda sağlayacak veriler duymak isteyecektir. Mevcut müşterileriniz ve iş arkadaşlarınızı bilgilendirirken daha derinlemesine ve ürün ve hizmetlere ait teknik detaylara daha fazla yer verebilirsiniz. Benzer şekilde eğer teknik personel ağırlıklı dinleyici kitlesine sunum yapıyorsanız teknik bir dil kullanmak, satınalma ve satış işi ile ilgilenen dinleyicinin olduğu ortamda ürünün ticari faydalarına değinmek mantıklı olacaktır.
Ne Kadar Zamanınız Var?
Zamanı ayarlamak dinleyicinin dikkatinin sunumun her anında sizde olmasını sağlamak adına çok önemlidir. Çok uzun bir sunumda dinleyici bilhassa sunumun sonlarına doğru uyku moduna geçebilir. Zamanı optimum sürede tutmalı ve dikkat dağınıklığını engellemeye özen göstermelisiniz. Ayrıca bazen sunum planlanandan daha geç başlayabilir ve zamanınız da daralabilir. Bu durumda değineceğiniz konuları hızlıca gözden geçirmeniz ve farklı bir plan uygulamanız gerekebilir.
Sunumu Nerede Yapıyorsunuz? Hangi Sunum Araçlarını Kullanacaksınız?
Sunum bir odada mı, konferans salonunda mı, müşterinizin ofisinde mi? Oturarak mı anlatacaksınız; yoksa ayakta mı? Powerpoint kullanıp ekrana veya duvara yansıtacak mısınız? Lazer işaretleyiciye ya da mikrofona ihtiyacınız olur mu? Mekan kaç kişilik? Ortam sıcaklığı ve aydınlatması istenen düzeyde mi? Ürün numunesi göstereceksiniz herkesin görebileceği yerde konumlandırabiliyor musunuz? Bu bilgileri öğrenmenizde ya da sunum yapmadan önce kontrol etmenizde fayda var. Sadece sunuma odaklanır ve dikkatinizin dağılmasını engellersiniz.
Slaytlarınızı Basit Tutun
Eğer powerpoint benzeri bir program üzerinden sunum yapacaksanız sunumun basit ve görsel / mümkünse video ağırlıklı olmasında fayda var. Çok fazla yazıya boğulmuş bir sunum hoş görünmeyecektir. Ayrıca sunum dosyasında çok karışık arka planlar ve küçük ve okunması zor yazı fontları kullanmamaya dikkat edin. Böyle olursa bir sonraki sunum sayfasına geçildiğinde bir önceki sayfada yazılanlar akılda kalmaz. Müşterilerinizde sunum bittiğinde şu hissi uyandırmalısınız. “Bana sunulan ürünün/hizmetin şu şu üstün özellikleri ve avantajları var. İşime yarar ve projelerimde kullanabilirim” Bunu yapmanın en iyi yolu da görsel ağırlıklı içerikler kullanıp sunumda yazılanları birebir okumamak, üstüne daha farklı ekstra faydalı bilgiler vermek olacaktır. Böylelikle sunduğunuz ürüne ve markanın özelliklerine hakim olduğunuz imajı verirsiniz.
Canlı Bir Vücut Dili ve İyi Ayarlanmış Ses Tonu
Konuşurken kitleyi harekete geçirecek ve dikkatini toplayacak bir vücut dili kullanmalısınız. Özgüvenli bir dik duruş, ses tonunuza da yansıyacaktır. Kimse düşük ses tonuyla anlatılan, zor duyulan bir sunumdan hoşlanmaz. 15 dakika sonra sıkıcı olmaya başlar. Fazla sallanmadan, eller ceplere çok sokulmadan, biraz el hareketi ve abartısız mimik katılmış bir sunum size profesyonel bir görüntü verecektir. Herkesle göz teması kurmak, çok hızlı konuşmamak, canlı ve iyi ayarlanmış esprili bir dil de dikkat çekici olacaktır. Şık bir dış görünüş de mutlaka yardımcı olur.
Örnekleme Yapın, Hikâye Anlatın
Her dinleyici sunumda anlatılan konuyu kişiselleştirmek ve konuda kendinden bir şeyler bulmak ister. Sunum sırasında vereceğiniz örnekler ya da başınızdan geçen bir sektör hikayesi dinleyiciyi cezbedecektir. Çünkü muhtemelen sizin başınızdan geçen benzer bir problem müşterilerinizin başına da gelmiştir. Duygulara hitap eden bir sunum rakamlara hitap eden bir sunumdan çok çok daha fazla etkilidir.
Farklı Olun, Fark Yaratın
Muhtemelen dinleyicileriniz daha önceden onlarca farklı sunum dinlemişlerdir. Hepsinde de genellikle benzer anlatımlara maruz kalmışlardır. Kendinizi biraz daha farklılaştırmak ve farklı şeyler denemek akılda kalıcı olacaktır. Örneğin, kitleyi sunuma dahil edin. Onlara sorular sorun. Başlarından geçen bir hikayeyi anlatmalarını isteyin. Dinleyicilere sunumu dikkatli dinlemelerini, sunumda anlatılan konularla ilgili sunum sonunda bir soru soracağınızı ve bilenlere ufak bir hediye vereceğinizi söyleyin. Ürün tanıtıyorsanız kitleyi ayağa kaldırıp ürünü denemelerini montaj yapmalarını isteyin. Sosyal medyada sunumu bir süre canlı yayınlayın, canlı paylaşımlar yapın. Buna benzer şeyler deneyebilirsiniz. Böylelikle dinleyiciler ile aranızda bir sinerji yakalayıp pozitif bir etkileşim sağlamanız mümkün olacaktır.
Etkili bir sunum yapmak kişisel motivasyon açısından oldukça önemli. Başarılı bir sunumun sizde ve dinleyicide bıraktığı pozitif etki paha biçilemez olacaktır. Stressiz, rahat bir sunum için iyi bir hazırlık süreci geçirmelisiniz. Ünlü yazar Henry Clausen bu konuda çok güzel bir söz söylemiş..
Kişi planlamada iyi ise karmaşa yoktur, sadece sadelik vardır, böylece gerilim ve stresten uzakta bulunur.
Ozan Gültekin
Chint Türkiye Pazarlama Direktörü
