Elektrik Sektöründe Çalışanlar İçin 8 Zaman Yönetimi Taktiği

Zaman çok değerli. Bir işletmede çalışanların planlı çalışması aslında maliyetin de azalması manasına geliyor. Özellikle elektrik sektöründe üretim, satış, pazarlama, satınalma, lojistik, finans gibi bölümlerde çalışanlar çok iyi bilirler ki bu sektörde genellikle her iş acildir. Aynı anda birden fazla iş biriktiği zamanlar olur. Ama sonuçta bir gün 24 saattir ve çalışma saatleri de belli sürelerdedir. Bazen bu sürelerin işlerinizi toparlamak için yeterli olmadığını düşünürsünüz. Eğer bu dönemler artarsa zaman yönetimi ve planlamanızı gözden geçirmenizde fayda var. Kim bilir belki de aşağıdaki taktikleri uygulamadığınız için işlerinizi yetiştiremiyorsunuzdur. Sizler için hayatınızı kolaylaştırabilecek ipuçlarını derlemeye çalıştık:

Düşünün

Düşünün. Gerçekten düşünün ama.. bir işe hemen dalıp başlamak yerine o işin artılarını eksilerini, risklerini fırsatlarını, nasıl yapılacağını, hangi araçların ya da insan kaynağının kullanılacağını bir düşünün. Kafanızda bunu oluşturup bir yol haritası çizip öyle başlayın. Bu yol haritasını kağıda döker bir yerde tutarsanız tüm resmi daha iyi görmenizi sağlayabilir. Düşünmeye ve planlamaya daha fazla zaman ayırın, sonrasında zamandan tasarruf edeceğinizi göreceksiniz.

Elektrik Sektöründe Çalışanlar İçin 8 Zaman Yönetimi Taktiği 1

Gün İçerisinde Yaptığınız İşlerin Listesini Çıkarın

Hangi işi ne kadar zaman harcıyorsunuz bunun bir listesini oluşturmaya çalışın. Mümkün olduğunca bu işleri saat saat çıkarın. Öncelikle çok zamanınızı alan işlere odaklanarak, şunu düşünün. Diyelim ki elektrik projesi çiziyorsunuz.. ”Evet ben bir elektrik proje çizimi için günde 5 saat harcıyorum ama ne yapabilirim ve bu süreyi 3 saate düşürebilirim?” Günlük yaptığınız diğer işler hakkında da benzer sorular sorun. Günümüz dünyasında gerçekten çılgınca çalışıyorsanız bunda bir yanlışlık vardır. Belki sorun sizde değil çalışma sisteminizdedir. Sistemi değiştirmeye odaklanmanız daha mantıklı olacaktır. Mesela eğitim ihtiyacınız olabilir. Belki birkaç günlük bir eğitim ve araştırmayla ileriki günlerdeki onlarca saati kurtarma durumunuz vardır. Acaba kullandığınız programın kısayolları ve alternatif programları var mıdır? Bunu araştırmaya ne dersiniz? Belki de youtube’da kullanım videoları mevcuttur ve altyazılıdır. Hatta programın Türkiye distribütörünün ofisi çok yakınınızdadır ve kontak kurup bilgi alma şansınız vardır. Örnekler çeşitlendirilebilir. Her işi en kolay yoldan yapmaya odaklanmak ve kapsamlı araştırmak, size kısa ve uzun vadede değerli vakitler kazandıracaktır.

Tablolar, Programlar, Teknolojik Yazılımlar Kullanın, İyice Öğrenin

Her ne işle meşgulseniz şablonlarınızı oluşturmaya odaklanın. Şablonlar hayat kurtarır. Eğer bir elektrik teklif mühendisi iseniz, tekliflerinizi en kısa sürede hazırlayacak excel şablonunuz olmalı. Daha da güzeli eğer mümkünse bunu özel bir program üzerinden yapmalısınız. Bırakın işinizi siz değil teknolojik araçlar yapsın. Bunların kullanımını iyice öğrenin. İnternet bu programların nasıl kullanıldığı ile alakalı videolarla dolu. İşinizi planlayacak binlerce aplikasyon mevcut. Excel gibi harika bir yazılım mevcut ve bunu ne kadar efektif kullanıyorsunuz örneğin bunu bir düşünün. Son dönemlerde web tabanlı harika planlayıcılar çıktı. Bunlara göz atabilirsiniz.
Diğer bir önemli nokta bol not almak. Söz uçar, yazı kalır. Alacağınız notlar için cep telefonu aplikasyonlarını kullanabilirsiniz. Sürekli yanınızda olurlar. Dilerseniz hatırlatıcılar ayarlayarak hiçbirşeyi atlamamış olursunuz. Ayrıca müşteri ziyareti yapıyorsanız bunların tutanaklarını yazmak ileriki dönemde geriye dönüp kontrol ettiğinizde neler konuşulduğunu hatırlamanıza yardım eder.
Satış ve pazarlama için internet tabanlı bir platform düşünebilirsiniz. Bir pazaryeri sitesi üzerinden satışa başlayıp satış işlerini kolaylaştırmanız mümkün olabilir. Satışın verimi arttırılıp, zaman kazanılabilir. Zaman planlamasında en kritik konu teknolojiye yatırım yapmaktır.

Toplantılarınızı Gözden Geçirin

Genelde girdiğimiz toplantıların olması gereken süreden çok daha uzun sürdüğünü görürüz. Çünkü genelde toplantı konusunun dışına çıkılır ve ajandada olmayan bir sürü konu konuşulur. Toplantılarınızın zamanına riayet etmeniz ve buna odaklanmanız size zaman kazandıracaktır. Her toplantıya girmek zorunda olmayabilirsiniz de. Yeri geldiğinde hayır demeyi bilmelisiniz. Görevinizle alakalı olmayan toplantılara girmeyin ve boşa toplantı yapmayın. Eğer bir şirkette çok toplantı yapılıyorsa o toplantıların kalitesini gözden geçirmek gerekebilir. Şimdi yeni trend ayaküstü toplantılar. Kahve içerken, kahvaltı yaparken ofisin belli kısımlarında kısa bir iş planlaması yapılıyor ve sonra herkes işine başlıyor. Bunu deneyebilirsiniz.

Zaman Yönetimi

İşleri Delege veya Outsource Edin, Yapmayın, Yaptırın

Eğer bir takımınız varsa ve masanızın üzerinde onlarca iş varsa burada bir oturup düşünün. Doğru kişiyi doğru iş için kullanıyor musunuz ve iş dağılımını iyi yapıyor musunuz? Bazı görevler takımınızın yeteneklerine ve uzmanlıklarına uymayabilir. Bu durumda bu tip işleri outsource etmeyi deneyebilirsiniz.

E-Maillerinizi Verimli Yazın

Günde kaç e-mail alıyorsunuz ve e-maillerinizi okuyup cevaplamanız ne kadar sürüyor buna odaklanın. Eğer bazı konularda benzer mailleri farklı kişilerden alıyorsanız o konulara ait şablonlar oluşturun, ihtiyaç halinde küçük değişiklikler yapıp bu şablon mailleri gönderin. Merhaba, Saygılarımla, imza gibi kısımlar maillerinizi cevaplarken otomatik gelsin. Bazı maillere uzun uzun cevap vermek yerine ufak bir telefon görüşmesi ile halledin. Eğer bir takımınız varsa ve alakalı alakasız herşeyi cc’de görmeyi istemek gibi bir hataya düşmüşseniz bundan vazgeçin. Ofiste çok vakit geçirmeyen çalışanlar için de sadece günün belli saatlerinde mail okuyup cevaplamak da bir rutin oluşturmak adına mantıklı olabilir.

Trafiği ve Gidilecek Adresleri İyi Planlayın

Özellikle büyük şehirlerde yaşayanlar için iyi bir trafik planlaması çok önemli. Trafikte geçirilen zaman saatlerle ölçülebiliyor. Mümkün olduğunca trafik durumunu gösteren navigasyon uygulamaları kullanın. Eğer gün içerisinde birden fazla lokasyona uğrayacaksanız gideceğiniz yerlerin adres araştırmasını iyi yapın. 3 farklı yere uğrayacaksanız mutlaka adreslerini haritadan kontrol edip trafiği de göz önünde bulundurarak planlama yapın. (Yaşadığınız şehir haricindeki yerler için de bu durum çok önemli) Trafikte kilitlendi iseniz ve yapacak çok da fazla birşey yoksa ve bu süreyi bilgi sahibi olarak geçirmek istiyorsanız eğitici podcastlar dinleyebilirsiniz.

Beyninizi Dinlendirin, Sosyalleşin, Tatile Çıkın

Zaman planlamayla ne alakası var demeyin ama beyninizin de dinlenmeye ihtiyacı var. Gün içerisinde ve yıl içerisinde ara vererek beyninizi mutlaka boşaltın. Beyninizin iş haricinde de başka şeyler düşünmeye ihtiyacı var. Sosyalleşin, tatile çıkın. Özellikle bir şirkette uzun seneler geçirmiş eski çalışanların fazla fazla yıllık izinleri birikiyor ve bunları kullanmayarak bir bakıma kişisel zaman yönetimlerine de zarar veriyorlar. Dinlenmiş bir zihin dinlendikten sonra daha efektif çalışır, yaratıcı olur ve iş körlüğünü ortadan kaldırır.
Bizim ülkemizde çalışma şartları ve hayat koşulları kimi zaman çok zor. Kabul. Bazen ne yapsak nasıl iyi planlasak da zaman konusunda sıkıntıya düşebiliyoruz. Ama bu sorunun üstüne gidip kafa yormak ve araştırma yapmayı da ihmal etmemek gerek. Düşündükçe herkes kendine göre uygun yöntemler geliştirebilir.

Elektrik Sektöründe Çalışanlar İçin 8 Zaman Yönetimi Taktiği 2

Ozan Gültekin
Chint Türkiye Pazarlama Direktörü